| 後設資料生命週期作業模式（Metadata Lifecycle Model, MLM） |
為有效促使數位典藏計畫有效發展其後設資料，並達到後設資料的品質保證、作業一致性與計畫管理等多重目的，本組參酌電腦科學之系統分析與人文社會科學的內涵分析等方法，設計「後設資料生命週期作業模式」，做為本組後設資料服務的程序。以下摘譯〈A metadata lifecycle model for digital libraries:
methodology and application for an evidence-based approach to library
research〉一文如下：
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| 階段一：需求評估與內涵分析 |
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程序1：需求訪談
後設資料分析人員訪談主題計畫之內容專家或提供者，以了解計畫屬性與其後設資料需求。除了獲取計畫背景資訊、協調聯絡方式外，並與主題計畫確認計畫的目的、目標及預期效益。此階段取得的資訊主要有： |
- 聯絡資訊：如計畫成員、聯絡窗口及方式等。
- 後設資料預計進度和時程。
- 後設資料範圍：後設資料的目的與屬性，如描述人、事、時、地、物，或詞彙控制等屬性。
- 現有系統的基本資訊：如欄位（或元素(Elements)）、結構、建檔數量、儲存格式、輸入方法與系統等，以有效了解目前系統的優缺點。
- 後設資料應用背景：採用單一後設資料為資料庫結構或利用其他輔助的後設資料系統，如地理空間資訊系統（GIS）。
- 後設資料的角色及功能：如資源的描述、檢索、索引或管理等功能。
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程序2：計畫相關標準與個案觀察
分析相關的後設資料標準及其應用個案，評估應用標準實作的可能性。在標準觀察方面，應用「後設資料標準評選模式」從社群、資料、學科、功能四個層面分析主題計畫的屬性，歸納是用的後設資料類型。在個案分析方面，則蒐集國際上相關的數位圖書館計畫，了解其後設資料的應用趨勢和議題，以作為未來實施與發展的參考。此階段分析的成果，將有助於主題計畫了解與其他同質或相似計畫間的差異，藉以修正計畫規劃的方向。 |
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社群 |
圖書館、檔案館、博物館、標本館 |
資料類型 |
拓片、善本古籍、照片、聲音、標本、檔案、田野資料、織品服飾、科技文物...... |
學科 |
文學、人類學、物理治療、歷史、政治、動植物學、藝術、佛學、礦物、化石、工業技術、語言 |
功能 |
整理、搜尋、檢索、管理、描述、交換、利用、保存、國際接軌、形成完整數位典藏系統 |
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| 後設資料標準評選模式 |
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程序3： 深入分析後設資料需求
藉由以下工作表單，更精密地分析計畫的後設資料需求：
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- 後設資料元素需求表單，包括元素名稱、定義及著錄規範。
- 後設資料元素代碼表，如控制詞彙。
- 後設資料著錄範例。
- 後設資料元素屬性，包括資料型態、必填性、多值性等。
- 後設資料的唯一識別系統(Unique Identifier System)。
- 資料層級關係圖，以結構圖方式表達物件間的層級與關係性，如區分檔案資料的全宗、系列、卷、件等層次。
- 後設資料元素關係圖（Association diagram），分析後設資料元素間的群組性與串連關係。
- 功能需求，如輸入與顯示中文和日文字形、欄位預設值、連結功能等。
- 資料查詢與呈現需求，包括不同層次的檢索（如關鍵字查詢、進階查詢）與呈現（如簡要顯示、詳細顯示）。
- 後設資料管理需求，如建檔流程與權限控制。
上述工作表單的功能主要有： |
- 由關係圖了解不同後設資料類目的範圍、關聯、關係性及屬性。
- 確認後設資料機制整合的系統或資料庫範圍，如結合地理空間資訊系統（GIS）。
- 取得主題計畫的應用實例，做為後續參考規範的基礎。
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程序4：確認後設資料策略暨標準間的互通性
利用之前的研究發現，建議主題計畫採用的後設資料策略，如採用單一或複合的後設資料標準；或以既有的後設資料標準為基礎，發展適用的後設資料格式。 |
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| 階段二：後設資料功能需求書 |
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程序5：研製後設資料功能需求書
後設資料功能需求書的目的，即為了做為主題計畫、後設資料分析、系統開發三方面溝通的橋樑，使促不同專業領域達成共識。其內容包括：需求書的版本與管理資訊、計畫背景、參與人員、系統目標與範圍、採用的標準、後設資料元素與結構、後設資料元素屬性（如名稱、長度、資料型態、系統主鍵等）、輸出範本、相關標準的比對、系統範圍關係圖、系統功能需求（如中文、日文字型的輸入與顯示）、控制詞彙或代碼清單、XML DTD等。總結需求書的功能，主要有： |
- 供主題計畫確認其後設資料需求。
- 後設資料工作組與系統設計人員之間溝通的依據。
- 主題計畫修正後設資料系統和功能的依據。
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參考規範（Best Practice）及後設資料標準對照機制的基礎。
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程序6：後設資料系統評估
評估後設資料系統發展的可能性，以利主題計畫決定採用同質或相似計畫的系統，或自行發展，或採取與其他組織團體（如大學或業界）合作等方式發展其系統。 |
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| 階段三：後設資料系統 |
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程序7：研製參考規範（Best Practice）
參考規範的目的：包括後設資料元素應用指引，或提供計畫應用標準的檢核表與參考資料，或控制後設資料記錄品質的手冊等。參考規範內容應包括後設資料元素定義、著錄原則、系統建議、著錄範例，及其他相關後設資料標準的對照項目等。
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程序8：發展後設資料系統
至此階段，已完成後設資料發展任務，進入系統開發程序。系統開發任務在於開發符合需求書的後設資料系統與工具。開發期間，為促使有效的系統設計，主題計畫、後設資料及系統發展者之間的參與成員，應持續交流與討論意見。待系統雛型完成後，主題計畫與後設資料分析人員雙方，亦應回覆系統測試與評估的結果，供系統人員修正的參考。 |
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| 階段四：服務與評估 |
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程序9：後設資料服務
為控制後設資料機制的品質，本組依服務模式涉入的角色、關係與服務項目，規劃「後設資料服務模式」：
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服務機制：
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- 提高使用者介面、與主題計畫或使用者相關功能的利用價值。
- 支援諮詢：提供主題計畫成員有關後設資料及內涵分析方面的諮詢。
- 修正後設資料系統功能：如依主題計畫系統測試結果，提出系統的功能修改。
- 建立後設資料標準的互通機制，如標準對照（Crosswalk）、meta-search等。
- 提供與採集(harvesting)後設資料記錄，以促使後設資料的互通。
- 完成現有記錄、計畫需求欄位和採用標準元素之間的對照，供系統設計者參考。
- 發展中文版本的後設資料標準。
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角色： 涉入的成員包括主題計畫中的使用者（一般或內容專家）、系統設計者，以及後設資料工作組。 |
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關係： 包括直接與間接的關係。直接關係存在於後設資料工作組與一般使用者、內容專家以及系統設計者之間；間接關係則存在於一般使用者、內容專家以及系統設計者三者間。 |
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程序10：後設資料作業評估
依據主題計畫的需求，檢視後設資料整體實施程序和效益，評估要項有： |
- 後設資料記錄的品質：包括完整性、準確性、資料(record)類型、資料層次(granularity)和資料的利用性（serviceability）。如從決策和程序二方面，評估後設資料檢索品質。
- 採用標準對於檢索的效益：如從題名、創作者、主題三項欄位，評估檢索的效力與精確度。
- 後設資料產生工具的使用性：如評估後設資料工具的發展效益，及後續設計的重點。
- 確認每一作業程序實施效益：確認主題計畫是否認為有再次實施某一程序的必要性，如再深入了解後設資料的需求。
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