定義 以一般性的術語描述作品的外觀，而不須指涉到主題。外觀描述包括用於裝飾作品可辨認的紋飾、圖樣或質地。
次類目
形式外觀 (PHYSICAL APPEARANCE) 標引詞彙 (INDEXING TERMS) 備註 (REMARKS) 引文 (CITATIONS)
討論 作品外觀形式的描述最好要儘量客觀。最好不要僅識別出描繪的主題，而能以一般的術語描述作品。
此類目也包含了具區別作用之形式特徵的討論，例如根據形式外觀區別作品。這樣的描述對保險和探究創作目的很有用。
此類目也包含了紋飾和圖樣的描述，這些資訊對著錄一些裝飾作品，例如︰地毯、織品、壁紙、陶器、傢具和建築元件來說很重要。
以一般的術語來說，客觀的外觀形式描述將有助於辨別應用裝飾和形式，以及材質和形式、裝飾間的關係。
用法 一件作品的形式描述是研究的起點，此描述可以用來識別作品，並作為詮釋作品的基礎。
關聯性 作品製作的材質、設計的技術、過程應在「材質與技術」類目裡表示出來；創作作品時使用材質和技術的方式應在「製作手法」裡說明；作品的外在現況應在「現況/鑑定歷史」裡表示；任何修復和處理作品活動應記錄在「保存/處理歷史」；任何描繪在作品裡或藉由作品所表達的主題，包括圖樣所顯示的有關圖像學的主題或主題(themes)應在「題材」類目裡說明。
檢索
文章式的描述一件作品應利用「標引述語」進行標引，如此將可以以類似的外型特徵去檢索作品，例如︰所有具有鑲嵌弧形紋飾的寫字桌。
形式描述－形式外觀 (Physical Description - Physical Appearance)
定義 描述作品及其裝飾在外觀上的顯著特點，包含設計元件和圖案名稱。
範例 • 地毯是kilim形式，具有平滑柔軟的表面。中央部份是以15片大徽章裝飾，以形式化的葡萄藤卷紋連接；徽章則包含各式的花和有小鳥點綴其中的果樹，並。邊緣部份則飾以變化的幾何圖形和藤蔓花紋。
• 高腰瓶，折沿如領狀之短頸，口緣與底座素面無紋，帶把手。[1]
檢索
此類目裡的重要資訊應要被標引出來。
形式描述－形式外觀－標引詞彙 (Physical Description - Physical Appearance - Indexing Terms)
定義 作品形式描述裡指出特徵的標引詞彙。
範例 • 希臘主要紋飾
• 石榴形式
• 扭索飾
• 盾形紋章
• 獅身鷹首獸
討論 標引詞彙應根據直接對藝術或建築作品的觀察而得到，或從第一或第二來源裡獲得可靠的敘述。此類目應是「形式描述－形式外觀」短文描述裡重點的重複。
用法 標引詞彙對作品的形式描述提供了易於檢索的方式。給予作品形式元素關鍵詞或標引詞彙將促進特定作品的識別，並比較近似的作品，例如具有半球形前端的密室。
檢索
詞彙可以單獨搜尋或聯合其他作品特徵一起搜尋。有些學者可能對凡可以稱作紋飾的所有使用方式有興趣，而其他學者可能對特定紋飾(如powderwork)的作品有興趣。
術語/格式
建議使用控制辭彙，例如AAT，特別是物理屬性面向(Physical Attributes Facet)、CRL/RBMS Binding Terms、或Reynies Le Mobilier Domestique。此次類目可連結到權威檔，例如GENERIC CONCEPT IDENTIFICATION。此權威文件可以加到上文所提的控制辭彙的術語裡出版。
形式描述－備註(Physical Description - Remarks)
定義 對作品外觀描述的補充、評論及相關資訊。
形式描述－引文 (Physical Description - Citations)
定義 參照書目或未出版的檔案，提供有關形式描述的參考資訊。
末註
1. Robin Dowden, National Gallery of Art, Collection Management System, Data Dictionary, 1992, p. 39.