國史館後設資料相關問題

　　1. 著錄的單位(unit)

　　2. 權威檔案的建立

　　3. 照片之描述方式

　　4. 地圖之描述方式

　　5. 目次與全文之結合

　　1. 建議將全宗、系列、案、件分層著錄

　　2. 以國史館原需求建置後設資料元素

　　3. 地圖在EAD中可單獨描述，也可附於檔案下描述，故著錄方式需視國史館的編目原則

　　4. 照片建議有獨立之描述元素

　　後設資料分類編目

1.同 一全宗檔案，有以「案」及「件」為著錄單位者，其資料庫可否相容和整合？

ANS：在檔案概念中，有全宗、系列、案、件之層級關係，若建檔時能完整著錄檔案之層級架構，並不會影響以案或件著錄的相容性。以國際檔案描述編碼格式EAD為例，EAD會對檔案每一層級做描述，描述方式是從全宗→系列→案→件一層層大至小描述下來，案或件是檔案描述的最小單位，非唯一單位，故不影響資料庫之相容或整合。範例如下：

<ead>
<eadheader>
<forntmatter>
<archdesc level= “fonds”>
<did>
<unittitle>蔣中正總統文物
<dsc>
<c1 level= “subfonds”>
<did>
<unittitle>特交文卷
<c2 level= “series”>
<did>
<unittitle>親批文件
<c3 level= “file”>
<c4 level= “item”>
<c4 level= “item”>
<c3 level= “file”>
<c4 level= “item”>
<c2 level= “series”>
<did>
<unittitle>交擬稿件
<c3 level= “file”>
<c4 level= “item”>
<c4 level= “item”>
<c1 level= “subfonds”>
<did>
<unititle>特交檔案
<c2 level= “series”>
<did>
<unittitle>分類資料
<c3 level= “file”>
<did>
<unittitle>政治
<c2 level= “series”>
<did>
<unittitle>一般資料
<c3 level= “file”>
<did>
<unittitle>民國15年
<c3 level= “file”>
<did>
<unittitle>民國16年

2. 請說明別名 (人名、地名)權威控制欄位著錄之著錄格式和應用軟體？約需經費多少？

ANS：後設資料工作組已開發有人名與地名權威檔機制，國史館可於後設資料工作組網站參考人名權威檔元素參考清單，http://metadata.teldap.tw/standard/name/common-core-name.html，另地名權威檔相關元素參考清單資料也已於2/28寄給國史館參考。國史館可參考清單勾選適用之權威檔元素。

3. 若以「案」為單位著錄規劃欄位需求時，是否應保留別名 (人名、地名 )權威控制欄位？

ANS：若國史館欲建立權威檔的資料皆已包含在元素欄位中，則不需保留權威控制欄位，反之則需保留。

如：需對檔案的相關人物做人名權威，而所有人名資料只對發文者、收文者進行權威控制，且發文者、收文者為檔案後設資料之二描述元素欄位，則人名權威檔可直接連結發文者、收文者二欄，不需另行保留人名權威欄位。若欲做權威控制之人名資料不含括於檔案後設資料描述欄位中，則需另加一欄人名權威控制欄。

4. 開發民國史事專題權威控制可行性如何？請說明。

ANS：可依國史館需求建立民國史事主題權威檔，請國史館提出進一步詳細需求。

5. 典藏地、典藏位置欄位定義為何？需要同時保留欄位否？

ANS：近史所在訂定這兩個欄位時，典藏地是指典藏之檔案館名稱(如：中央研究院近代史研究所檔案館)，典藏位置則是檔案的保存的詳細位置(如：三樓A庫房)。保留欄位與否需視國史館對於檔案典藏位置描述的需求而定。

6. 時間年號需統一否？語文欄(中、英文)需保留否？

ANS：時間：時間年號的著錄規則需統一，如：民國YY年MM月DD日，並建議將年號、年、月、日分開著錄，以利於系統檢索時代值。

語文：因國史館有部分英文檔案，故建議保留語言欄，語言欄可預設為中文，以節省著錄人力。

7. 地圖或圖表大部分為檔案附圖，如何編目建檔，是配合檔案一同處理，亦或需有獨立之機讀編目格式和著錄欄位？地圖檔案編目應著錄哪些基本資料欄位？可否比照以「件」為單位著錄規劃？有哪些單位可以提供協助和合作？

ANS：地圖的著錄是跟隨檔案或獨立著錄需視國史館著錄的規範與認定而定。

（在LC中有獨立一個地圖的collection。另外EAD也有<separatedmaterial>可著錄在檔案描述之下）

8. 照片檔是否需要單獨之機讀編目格式和著錄欄位？

ANS：因蔣中正總統文物照片為一獨立之副全宗，故建議照片有獨立之描述元素，以滿足照片描述上之特殊需求。若每一層級分開著錄，並不會影響和其他檔案的整合。

9. 人名權威是否可與其他單位共用(民國人名 )？

ANS：建議可透過檔案主題小組協調相關單位共同建立、使用民國人名權威檔。

10. 如何與有關單位研究探討，將已編目建檔之資料庫轉入具國家標準及世界規格之應用系統（EAD）中？

ANS：後設資料分析過程即會對國史館元素與相關國際後設資料標準ex:EAD做接軌動作。

11.同一全宗檔案中有屬性(如：目次表A、正文B)區分時，欄位規劃應放置哪一層級比較合宜？又如何與掃瞄影像檔對應？以「案」為單位著錄時，影像掃瞄號為該冊第一頁屬性(目次表A)掃瞄流水號，但檔案內容屬性為正文B，編目資料如何與目次表A與正文B之影像掃瞄檔結合？

ANS：需請國史館提供進一步範例或說明。

編目資料與影像檔可藉由影像檔之編碼，或於後設資料元素中著錄相關連結資料以做串連。

   反問：是哪一層級有目次？由影像掃瞄號可辨別出目次、內文？每個檔案都有目次嗎？

12.同一全宗檔案中副系列號與副系列名，宗號與宗名之對照類別並非唯一對應，電腦是否會有多重存檔困擾？該如何解決？

ANS：需請國史館提供進一步範例或說明。

13.同一副全宗檔案中，副系列號、宗號為空白欄時，必須以00著錄該欄位否？

ANS：是，請以00著錄。

14. 特交文電總目錄是否需再目次細分之？

ANS：需請國史館提供進一步範例或說明。

影像掃瞄

15. 影像掃瞄號組成為全宗號、副全宗號、系列號、副系列號、宗號、冊號及各冊掃瞄流水號(或各件掃瞄頁次起迄號)，合宜否？檔案或照片影像掃瞄之電子檔如何命名及編號，請計畫辦公室統籌規劃？

ANS：可提供國史館相關檔案編碼規格文件(技術彙編)參考。

16. 數位典藏檔案影像上網時，若有閱覽和下載等限制時，應注意和配合哪些事項？尚需哪些軟硬體設備？

ANS：需在後設資料元素中著錄限制程度，以與系統管控結合。

其他

17. 計畫辦公室開發之編目建檔系統為何？本館適用否？檔案之機讀編目格式為何？究需著錄那些欄位？Metadata應如何分工設計？請計畫辦公室統籌規劃？

18. 大於A3尺寸之檔案、圖表如何進行掃瞄，是否需單獨處理及如何彙整等問題？

19. 檔案、照片、圖表在掃瞄時，視其用途，決定其使用彩色或灰階、解晰度及儲存格式等，是否有參考標準可資提供？

20. 掃瞄後之影像，數量龐大，是否需使用那些軟體管理？

21. 影像資料儲存必需用具備那些硬體設備，其規格、數量？

22. 數位化處理規範待協助。

23. 整合檔案編目系統、影像管理系統、檢索查詢系統(含關鍵字查詢、全文及圖像檢索)所需軟、硬體配備如何？經費如何？

24. 蔣中正總統文物中籌筆、革命文獻與蔣經國先生照片，已影像掃瞄及部分編目建檔，是否可轉檔併入數位典藏計畫中？如何執行？檔案資料庫架構、欄位需求規劃合理否？尚需要哪些軟、硬體配備？