中央研究院國家典藏數位化計劃
近史所檔案館藏外交經濟重要檔案
Metadata
需求規格書(Version 0.1)
中央研究院後設資料工作組製
中華民國九十年九月三日
計劃簡介與說明：
本計劃擬選擇本館典藏年代最久遠之外交部檔案及最完整之戰後台灣經濟發展相關檔案進行數位化典藏計劃，進而達成數位化檔案館的建立。
檔案的數位化只是將檔案以數位化的方式儲在不同媒介上，透過目錄的檢索，找尋需要的文件。檔案資料庫的建立（Metadata）是對檔案作更進一步之詮釋及辨識，以對資料系統之檢索、管理及分析。其內容包括關鍵字的設定、相關資料的搜集、主題權威檔的建立等等。凡此均需靠具有專業知識之研究人員對檔案作更詳細之分析與詮釋。
根據潛在使用者的資訊需求與查尋行為，設計檔案資料庫的聯結模式，以最人性化的表現方式讓使用者對資料庫可作多元性的搜尋。
推動檔案館資訊交換相關標準，以利資源分享。
檔案館保存有豐富的戰後台灣經濟史料如戰後台灣經濟部檔案、各國營事業檔案，行政院經濟安定委員會、行政院美援運用委員會、國際經濟合作發展委員會等，並陸續徵集其他典藏單位之相關史料作成數位化檔案如台灣區生產事業管理委員會、行政院外匯貿易審議委員會，典藏之豐富，國內外無出其右，彙整後配合檢索查尋系統，對推動台灣戰後經濟發展之研究將有莫大助益。
計劃參與人員：
中研院近史所：呂芳上、林威妏、莊樹華、張凱達
中研院後設資料小組：陳亞寧、陳淑君、張怡婷、沈漢聰
需求欄位總表：
本需求欄位總表主要是把主題計劃專家的需求經系統化，並列成單表供系統開發人員建置資料庫時設定欄位所用，同時也供程式設計人員在撰寫程式時參考使用。需求欄位總表之各項欄位說明如下：
如：「下拉式選單」表示著錄介面為下拉式選單的方式供著錄人員選擇代碼。
「不開放」表示對外不開放，只供內部管理人員參考查詢。
【案】需求欄位總表：
|
項目名稱 |
英文名稱 |
資料型態 |
大小 |
必填欄位 |
多值欄位 |
屬性 |
提供者 |
||
|
館藏號 |
Accession Number |
Varchar |
12 |
＊ |
有唯一性 primary key |
填表者 |
|||
|
產生單位 |
Creator |
Varchar |
16 |
二維下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
系列 |
Series |
Varchar |
50 |
二維下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
副系列 |
Subseries |
Varchar |
50 |
＊ |
填表者 |
||||
|
案卷 |
Folder |
Varchar |
50 |
＊ |
填表者 |
||||
|
文件數 |
Quantity |
Int |
4 |
＊ |
填表者 |
||||
|
時間 |
起 |
Date |
S tart |
Varchar |
20 |
＊ |
填表者 |
||
|
迄 |
End |
Varchar |
20 |
填表者 |
|||||
|
描述 |
Description |
Text |
- |
填表者 |
|||||
|
版本型式 |
Edition |
Varchar |
4 |
下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
語文 |
Language |
Varchar |
20 |
◎ |
填表者 |
||||
|
參考資源 |
Reference |
Varcahr |
50 |
◎ |
填表者 |
||||
|
地名權威控制 |
Toponym Authority Redord |
Varchar |
30 |
◎ |
填表者 |
||||
|
來源 |
Source |
Varchar |
40 |
＊ |
填表者 |
||||
|
移轉時間 |
Transferred Date |
Varchar |
20 |
＊ |
填表者 |
||||
|
館藏位置 |
Call Number |
Varchar |
40 |
＊ |
填表者 |
||||
|
館藏地 |
Location |
Varchar |
40 |
＊ |
填表者 |
||||
|
使用限制 |
Userestrict |
Varchar |
2 |
下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
處理資訊 |
Processing Information |
Varchar |
20 |
＊ |
填表者 |
||||
注：
產生單位欄位與系列欄位為一組二維下拉式選單，其中系列下拉式選單的內容會隨產生單位的值改變而更動（其相關之代碼請看下列之代碼表）。如：
產生單位 系列
【案】下拉式選單代碼表：
|
項目名稱 |
代碼 |
|
產生單位 |
總理各國事務衙門｜外務部｜外交部 |
|
系列 |
總理各國事務衙門： 籌辦夷務始末｜四國新檔｜英法聯軍善後事宜｜保薦人才｜船政｜西學｜練兵｜軍火｜郵電｜鐵路｜礦務｜教務｜航務｜辛丑議約｜各國使領｜地方交涉｜邊防界務｜租地租界｜出使設領｜通商稅務｜大西洋國換約｜澳門檔｜緬甸檔｜越南檔｜朝鮮檔｜膠澳檔｜各國賽會公會｜保和會｜贈勛｜保獎｜禁令緝捕｜借款｜各國照會｜一般交涉｜華工｜圖書資料｜醫藥衛生｜收發電｜其他｜駐美使館保存檔案 外務部： 軍火｜郵電｜鐵路｜礦務｜教務｜航務｜辛丑議約｜各國使領｜地方交涉｜邊防界務｜租地租界｜出使設領｜通商稅務｜條約｜澳門檔｜西藏檔｜ 緬甸檔｜越南檔｜朝鮮檔｜各國賽會公會｜保和會、紅十字會｜禁令緝捕｜駐美使館保存檔案｜籌借洋款｜各國照會｜一般交涉｜贈勛｜西學｜華工｜木植｜醫藥衛生｜收發電｜其他｜鹽務 外務部： 延聘洋員｜郵電｜礦務｜鹽務｜陸路交通｜航務｜教務｜庚子賠款｜各國使領｜出使設領｜各館會晤問答｜駐美使館保存檔案｜駐比使館保存檔案｜防務界務｜撤退外兵｜租地租界｜開埠設關｜商務｜稅務｜籌借洋款｜中外銀行｜幣制金融｜修訂條約｜修改稅則｜關稅特別會議｜澳門檔｜緬甸檔｜西藏檔｜越南檔｜中法天油海光寺窪檔｜華僑檔｜中俄關係檔｜中日關係｜法權檔｜保和會與紅十字會｜歐戰檔｜巴黎和會｜國際聯合會｜太平洋會議｜滬案檔｜歷屆總統就職及中外慶典｜各省洋務經費｜教育文化檔｜收發電｜遊歷測繪｜雜項檔 |
|
版本型式 |
原檔｜抄檔 |
|
使用限制 |
可｜否 |
【件】需求欄位總表：
|
項目名稱 |
英文名稱 |
資料型態 |
大小 |
必填欄位 |
多值欄位 |
屬性 |
提供者 |
||
|
館藏號 |
Accession Number |
Varchar |
15 |
＊ |
有唯一性 primary key |
填表者 |
|||
|
產生單位 |
Creator |
Varchar |
16 |
二維下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
系列 |
Series |
Varchar |
50 |
二維下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
副系列 |
Subseries |
Varchar |
50 |
＊ |
填表者 |
||||
|
案卷 |
Folder |
Varchar |
50 |
＊ |
填表者 |
||||
|
題名 |
Title |
Varchar |
50 |
＊ |
填表者 |
||||
|
資料型式 |
Form |
Varchar |
4 |
下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
收發文別 |
Sender/ Recipient |
Varchar |
2 |
下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
機關人名權威控制 |
Personal Name Authority Record |
Varchar |
30 |
◎ |
填表者 |
||||
|
時間 |
起 |
Date |
Start |
Varchar |
20 |
＊ |
填表者 |
||
|
迄 |
End |
Varchar |
20 |
填表者 |
|||||
|
版本型式 |
Edition |
Varchar |
4 |
下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
語文 |
Language |
Varchar |
20 |
◎ |
填表者 |
||||
|
頁數 |
Quantity |
Int |
4 |
＊ |
填表者 |
||||
|
附件 |
Attachments |
Varchar |
6 |
下拉式選單 |
填表者 |
||||
|
地名權威控制 |
Toponym Authority Redord |
Varchar |
30 |
＊ |
填表者 |
||||
|
備註 |
Notes |
Varchar |
50 |
填表者 |
|||||
注：
【件】之產生單位欄位與系列欄位的關係如同【案】之產生單位欄位與系列欄位關係，皆為一組二維下拉式選單。請參考【案】之產生單位欄位與系列欄位關係，故此不覆述。
【件】
下拉式選單代碼表：|
項目名稱 |
代碼 |
|
產生單位 |
總理各國事務衙門｜外務部｜外交部 |
|
系列 |
總理各國事務衙門： 籌辦夷務始末｜四國新檔｜英法聯軍善後事宜｜保薦人才｜船政｜西學｜練兵｜軍火｜郵電｜鐵路｜礦務｜教務｜航務｜辛丑議約｜各國使領｜地方交涉｜邊防界務｜租地租界｜出使設領｜通商稅務｜大西洋國換約｜澳門檔｜緬甸檔｜越南檔｜朝鮮檔｜膠澳檔｜各國賽會公會｜保和會｜贈勛｜保獎｜禁令緝捕｜借款｜各國照會｜一般交涉｜華工｜圖書資料｜醫藥衛生｜收發電｜其他｜駐美使館保存檔案 外務部： 軍火｜郵電｜鐵路｜礦務｜教務｜航務｜辛丑議約｜各國使領｜地方交涉｜邊防界務｜租地租界｜出使設領｜通商稅務｜條約｜澳門檔｜西藏檔｜ 緬甸檔｜越南檔｜朝鮮檔｜各國賽會公會｜保和會、紅十字會｜禁令緝捕｜駐美使館保存檔案｜籌借洋款｜各國照會｜一般交涉｜贈勛｜西學｜華工｜木植｜醫藥衛生｜收發電｜其他｜鹽務 外務部： 延聘洋員｜郵電｜礦務｜鹽務｜陸路交通｜航務｜教務｜庚子賠款｜各國使領｜出使設領｜各館會晤問答｜駐美使館保存檔案｜駐比使館保存檔案｜防務界務｜撤退外兵｜租地租界｜開埠設關｜商務｜稅務｜籌借洋款｜中外銀行｜幣制金融｜修訂條約｜修改稅則｜關稅特別會議｜澳門檔｜緬甸檔｜西藏檔｜越南檔｜中法天油海光寺窪檔｜華僑檔｜中俄關係檔｜中日關係｜法權檔｜保和會與紅十字會｜歐戰檔｜巴黎和會｜國際聯合會｜太平洋會議｜滬案檔｜歷屆總統就職及中外慶典｜各省洋務經費｜教育文化檔｜收發電｜遊歷測繪｜雜項檔 |
|
資料型式 |
呈｜照會｜咨｜電｜函｜令｜節略｜問答｜奏稿 |
|
收發文別 |
收｜發 |
|
版本型式 |
原檔｜抄檔 |
|
附件 |
照片｜地圖｜器物 |
系統查詢需求：
在查詢功能方面，使用者可以對下表單中之關鍵字查詢欄位(有
○者)作出查詢，若有符合之結果，則依照檢索簡要顯示款目欄位(有○者)顯示回應給使用者。【案】查詢需求：
|
項目名稱 |
關鍵字查詢 |
檢索簡要顯示款目 |
|
|
館藏號 |
|||
|
產生單位 |
○ |
||
|
系列 |
○ |
○ |
|
|
副系列 |
○ |
||
|
案卷 |
○ |
○ |
|
|
文件數 |
|||
|
時間 |
起 |
○ |
○ |
|
迄 |
|||
|
描述 |
|||
|
版本型式 |
|||
|
語文 |
|||
|
參考資源 |
|||
|
地名權威控制 |
|||
|
來源 |
|||
|
移轉時間 |
|||
|
館藏位置 |
|||
|
館藏地 |
|||
|
使用限制 |
|||
|
處理資訊 |
|||
|
其他型式 |
|||
【件】查詢需求：
|
項目名稱 |
關鍵字查詢 |
檢索簡要顯示款目 |
|
|
館藏號 |
|||
|
產生單位 |
○ |
||
|
系列 |
○ |
○ |
|
|
副系列 |
○ |
||
|
案卷 |
○ |
○ |
|
|
題名 |
○ |
○ |
|
|
資料型式 |
|||
|
收發文別 |
|||
|
機關人名權威控制 |
○ |
||
|
時間 |
起 |
○ |
|
|
迄 |
|||
|
版本型式 |
|||
|
語文 |
|||
|
頁數 |
|||
|
附件 |
○ |
||
|
地名權威控制 |
|||
|
備註 |
|||
Metadata
規格：近史所檔案館藏外交經濟重要檔案是採
EAD作為Metadata標準。中研院後設資料工作組將近史所檔案館藏外交經濟重要檔案所需欄位與國際上檔案類
Metadata標準，包括EAD、ISAD、Dublin Core進行比對，經過多次分析與會議討論後，發現EAD standard 較能符合近史所經濟外交檔案之需求，故中研院後設資料工作組建議採用EAD作為近史所檔案館外交經濟重要檔案之Metadata標準，而ISAD作為著錄規範之參考，Dublin Core用以和國際間作跨學科之交換。以下是需求欄位與EAD standard比對之結果：【案】需求欄位與
EAD standard比對|
項目名稱 |
EAD standard |
|
|
館藏號 |
<archdesc><did><unitid label="file:"> |
|
|
產生單位 |
<archdesc><did><origination label="creator"> |
|
|
系列 |
<archdesc><did><unittitle label="series:"> |
|
|
副系列 |
<archdesc><did><unittitle label="subseries:"> |
|
|
案卷 |
<archdesc><did><unittitle label="file:"> |
|
|
文件數 |
<archdesc><did><physdesc><extent> |
|
|
時間 |
起 |
<archdesc><did><unitdate> |
|
迄 |
<archdesc><did><unitdate> |
|
|
描述 |
<archdesc><scopecontent> |
|
|
版本型式 |
<archdesc><archdesc><admininfo><altformavail> |
|
|
語文 |
<archdesc langmaterial=""> |
|
|
參考資源 |
<archdesc><add><bibliography><bibref> |
|
|
地名權威控制 |
<archdesc><controlaccess><geoname authfilenumber=""> |
|
|
來源 |
<archdesc><admininfo><acqinfo> |
|
|
移轉時間 |
<archdesc><admininfo><acqinfo><date> |
|
|
館藏位置 |
<archdesc><did><phyloc label="call number:"> |
|
|
館藏地 |
<archdesc><did><phyloc label="location:"> |
|
|
使用限制 |
<archdesc><admininfo><accessrestrict> |
|
|
處理資訊 |
<eadheader><profiledesc><creation> |
|
|
其他型式 |
||
【件】需求欄位與
EAD standard比對|
項目名稱 |
EAD standard |
|
|
館藏號 |
<archdesc><did><unitid label="item:"> |
|
|
產生單位 |
<archdesc><did><origination label="creator"> |
|
|
系列 |
<archdesc><did><unittitle label="series:"> |
|
|
副系列 |
<archdesc><did><unittitle label="subseries:"> |
|
|
案卷 |
<archdesc><did><unittitle label="file:"> |
|
|
題名 |
<archdesc><did><unittitle label="item:"> |
|
|
資料型式 |
<archdesc><did><physdesc label="form:"><genreform> |
|
|
收發文別 |
<archdesc><did><physdesc label="sender/recipient:"> |
|
|
機關人名權威控制 |
<archdesc><controlaccess><persname authfilenumber=""> |
|
|
時間 |
起 |
<archdesc><did><unitdate> |
|
迄 |
<archdesc><did><unitdate> |
|
|
版本型式 |
<archdesc><archdesc><admininfo><altformavail> |
|
|
語文 |
<archdesc langmaterial=""> |
|
|
頁數 |
<archdesc><did><physdesc><extent> |
|
|
附件 |
<archdesc><add><relatedmaterial> |
|
|
地名權威控制 |
<archdesc><controlaccess><geoname authfilenumber=""> |
|
|
備註 |
<archdesc><odd> |
|
其他功能需求：
由於「館藏號」欄位在資料庫中扮演
【案】之館藏號架構：
機關代號(
4位數) + 宗號(3位數) + 冊號(2位數)如：
031700101【件】之館藏號架構：
機關代號(
4位數) + 宗號(3位數) + 冊號(2位數) + 文件號(3位數)如：
031700101001
【案】、【件】之時間欄位共分為起與迄兩欄，若著錄時間之資料為某一段時間，則起、迄兩欄皆需填寫。若著錄時間之資料為單一日期，則只需著錄起欄位即可。
著錄介面：
此著錄介面之目的在於讓content expert確認欄位的著錄形式與排序，供日後網頁設計人員參考之用。請看附件。
系統規格建議書確認：
此份系統規格建議書是否符合貴單位之需求？
是 □ 否 □
若不符合貴單位，請說明原因，謝謝。
原因：
簽名：
日期：民國
年 月 日