檔案描述編碼格式(Encoded Archival Description, EAD)元素定義

檔案描述編碼格式元素定義

(Encoded Archival Description, EAD)

數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組研譯

註1：本譯本為翻譯初稿，尚在修訂與審訂中。

註2：以下所列為EAD Tag Library之元素，共145個。其中，標示「建議必備」者，為EAD Application Guidelines中所建議要形成一筆有效的EAD查檢工具，最少應具備的基本元素。

(標籤名稱依英文字母順序排列)

<縮寫><abbr> Abbreviation (建議必備)

詞語以簡短的形式來表示，包含頭字語(acronym)。

屬性「擴展(EXPAN)」能用來提供縮寫字的完整寫法，以作為說明或檢索之用。對查檢工具的人名和組織縮寫來說，因使用較為頻繁，可考慮使用<人名(persname)>元素或<機構名稱(corpname)>元素，並包含「一般(NORMAL)」屬性值來指出完整的名稱。

可參見相關元素「擴展<expan>」。

<摘要><abstract> Abstract (建議必備)

對於資料的簡短概述，主要用於紀錄一小段創作者的傳記或歷史資料，及對內容、範圍、編排或其他關於檔案最小單位或其中一部份單元的詳細描述的刪節說明。

此元素隸屬於<檔案描述(archdesc)>的<描述識別(did)>中，通常摘錄自<傳記/歷史(bioghist)>或<內容範圍(scopecontent)>等較長的敘述中。其目的在幫助讀者能快速的辨識這些資料是否需要細讀。在<構件(c)>的<描述識別(did)>中，此元素用來描述個別成份的獨特特性，這些資訊通常也與<編排(arrangement)>、<傳記/歷史(bioghist)>、<實體描述(physdesc)>，及<範圍內容(scopecontent)>等方面有關。但在這些元素下，本元素卻不足以成為一個個別的標籤。

在<摘要(abstract)>中使用屬性「類型(TYPE)」及「編碼分析(ENCODINGANALOG)」，有助於萃取資訊，相當於MARC的520$a「摘要註」和545$a「傳記或歷史資料」。

<存取限制><accessrestrict> Restrictions on Access

<管理資訊(admininfo)>下的子元素，紀錄影響資料可用性的條件。包括由捐贈者、法律單位、典藏處或其它機構所加諸的預約要求或限制；也可以是沒有限制。

勿與<使用限制(userestrict)>搞混，該元素是用於檢索成功後，對描述資料在使用上的限制說明。

此元素相當於ISAD(G)資料元素3.4.2和3.4.3，以及MARC欄位506。

<增加><accruals> Accruals

<行政資訊(admininfo)>下的子元素，是描述資料預期增建部份的相關資訊。可指數量或頻率。

此元素相當於ISAD(G)資料元素3.3.3。

<徵集資訊><acqinfo> Acquisition Information

<行政資訊(admininfo)>下的子元素，描述資料的直接來源，及其被取得的情況，包括：捐贈、轉移、購買、存放等。

當<徵集資訊(acqinfo)>中的一個<段落(p)>開始時，一些選擇性子元素可分別標注一般徵集的資訊，例如來源名稱的<個人名稱(persname)>或<機構名稱(corpname)>；接收資料的<日期(date)>以及<檢索號(num)>。<位址(address)>可用來紀錄資料來源的地址，在屬性「公開(AUDIENCE)」裡可將屬性值設為“內部(internal)”，使地址資訊只有經授權的人員才可獲得。注意檢索號也可作為描述<識別(did)>下的<單元識別(unitid)>。

對於從描述資料移轉出來的某些項目的詳細資訊，可使用<分隔資料(separatedmaterial)>來做描述。此元素指出了和出處有關，但實際上與描述資料分開的資料。

<典藏歷史(custodhist)>可用來描述在成為徵集的資料前，所有權轉移歷程的相關資訊。

此元素相當於ISAD(G)資料元素3.2.5和MARC欄位541。

<附屬描述資料><add> Adjunct Descriptive Data

補充資訊的封包元素，使查檢工具中描述資料的使用更容易，包括附加的檢索工具，如：索引、檔案計畫、其他的查檢工具，及與查檢工具分開或相關的資料描述或清單。此元素主要的角色是將資料的附屬資訊與核心描述區分開來。

當<附屬描述資料(add)>的補充資訊是<檔案描述(archdesc)>的主要內容時，此元素只需在最後一次，接近檢索工具結尾的<檔案描述(archdesc)>中使用。當<附屬描述資料(add)>只關係到某個單一的<構件(c)>，則在<構件(c)>的最末端使用，例如，提到某個單一系列的檢索卡(card index)。其他有關查檢工具、個別資料或書目參考資料等的簡述，指出現在某一範圍與內容註中，通常不需要加上<附屬描述資訊(add)>的標籤。

<位址><address> Address

某人或某物的所在位置或可以聯絡的地點，如：典藏地的郵政地址、或其他授權出版的參與者其電子郵件或電話號碼。

通訊資料應限制由經授權的人員才可使用，「公開(AUDIENCE)」的屬性值可設定為"內部(internal)"。當查檢工具由一系統複製到網路上的另一系統時，可能需要特定的軟體以防止"內部(internal)"的元素輸出。

考慮使用實體參照來儲存同時出現於很多查檢工具之中的位址資料，當資料置放成單一且分享的檔案時，有助於更新。這個實體參照可包含EAD元素及其內容。

例一：

<publicationstmt>
<publisher>
<extptr actuate="auto" entityref="ucseal" show="embed">
<lb>The Bancroft Library.</publisher>
<address>
<addressline>University of California, Berkeley.</addressline>
<addressline>Berkeley, California 94720-6000</addressline>
<addressline>Phone: 510/642-6481</addressline>
<addressline>Fax: 510/642-7589</addressline>
<addressline>Email: bancref@library.berkeley.edu</addressline>
</address>
</publicationstmt>

例二：

以下例子為實體參照，用來提供出現於多個查檢工具的檔案館名稱及位址資訊。作法是：將例一中所有的標籤及文字敘述(除了<出版敘述(publicationstmt)>之外)宣告為實體「hdr-cu-banc」，如此可在其他有效元素內部使用，如同以下例子所示。可參考EAD Retrospective Encoding Guidelines<http://sunsite.berkeley.edu/amher/upguide.html>，以獲得更多資訊。

<!DOCTYPE EAD PUBLIC "-//Society of American Archivists//DTD ead.dtd (Encoded Archival Description (EAD) Version 1.0)//EN" [<!ENTITY hdr-cu-banc PUBLIC "-//University of California, Berkeley::Bancroft Library//TEXT (eadheader: name and address)//EN" "hdrbanc.sgm">
]>
<ead>
<eadheader>
[other possible elements and text... ]
<filedesc>
<titlestmt>[...]</titlestmt>
<publicationstmt>&hdr-cu-banc;
<date>© 1997</date>
</publicationstmt></filedesc>
[other possible elements and text... ]
</eadheader>
[other possible elements and text... ]
</ead>

<位址行><addressline> Address Line

指郵政地址或其他位址的一行。必要時可重複使用以輸入所有位址的資訊。

<管理資訊><admininfo> Administrative Information (建議必備)

有關描述性背景資訊的封包元素，幫助查檢工具的使用者知道如何取得檔案資料並使用他們所找到的資訊。內容包括徵集來源和保管歷史、微縮或數位替代品的獲取、處理方法、較好的引用方式，使用或複製的限制，及其他行政上的資訊。

<管理資訊(admininfo)>可以用一系列的<段落(p)>文字呈現，也可以使用顯示特定內容的元素：<accessrestrict>，<accruals>，<acqinfo>，<altformavail>，<appraisal>，<custodhist>，<prefercite>，<processinfo>，及<userestrict>。下面兩個例子說明了第二種方式。

<其他可取得形式><altformavail> Alternative Form Available

屬於<管理資訊(admininfo)>的次元素，描述有關資料副本的資訊，包括其他格式的類型、重要控制碼、位置、購置來源等。這些附加的格式可以是微縮、影印、或數位化的複製品。

此元素相當於ISAD(G)資料元素3.5.2，及MARC欄位530。

<評定><appraisal> Appraisal Information

屬於<管理資訊(admininfo)>的次元素，有關決定檔案價值的程序，如此記錄的處理方式會以其行政、法定、財政用途；其證據、內在、資訊價值；其編排、狀況；及和其他記錄之間的關係為依據。

此元素相當於ISAD(G)資料元素3.3.2。

<檔案描述><archdesc> Archival Description (建議必備)

用來記錄一整個的EAD檔案的封包元素，包括描述檔案資料其內容、背景和範圍，也包括一些有助資料使用的管理和補充資訊。在EAD的結構一覽裡已詳細解釋，透過其<次層元素><dsc>的描述，以展開、階層的方式來組織資訊，並透過對各部分的詳細描述，展現整個描述資料的全貌。

在<檔案描述(archdesc)>之下的<描述性識別(did)>為一必備欄，之後再出現更詳細描述的<bioghist>、<scopecontent>及<dsc>等，這些欄位是用來提供檔案資料一個基本的概述。

<檔案描述(archdesc)>有幾個特殊的屬性，必備的「層級(LEVEL)」屬性用來識別整個單位資料的特性，如："collection"、"fonds"、"recordgrp"、"series"、"subgrp"、"subseries"，及 "otherlevel"等。這個屬性相當於ISAD(G)資料元素的3.1.4，及MARC欄位351$C。

「類型(TYPE)」屬性能用來將查檢工具像目錄一樣加以分類。

「法定地位(LEGALSTATUS)」屬性能用來指出資料的種類是屬於“公開的”或“私人的”，此屬性相對於ISAD(G)資料元素的3.4.1。

「資料語言(LANGMATERIAL)」屬性是透過ISO 639-2編碼，以辨識描述資料的語言，且將最具代表性的語言列在前面，此屬性可相對於ISAD(G)元素的3.4.4 and MARC 欄位546。

<檔案描述群組><archdescgrp> Archival Description Group

一個封包元素，僅用在EAD群組檔案類型定義下的<ead群組(eadgrp)>。<檔案描述群組(archdescgrp)>摘述了檔案資料的內容、背景和範圍，這些資訊以群組方式置於<檔案描述群組(archdescgrp)>和<次層元素群組(dscgrp)>中。<檔案描述群組(archdescgrp)>所包含的所有檔案元素一樣適用在<檔案描述(archdesc)>內，除了<次層元素(dsc)>以外。<次層元素群組(dscgrp)>填補了<次層元素(dsc)>的角色。如同<檔案描述(archdesc)>，<描述識別(did)>是<檔案描述群組(archdescgrp)>的必備欄，須出現在詳細描述欄位，如<bioghist>之前。

<檔案參照><archref> Archival Reference

一種參照欄位，對其他描述的檔案資料提供引用和/或電子連結。這方面的資料包括一個記錄群組或一大系列(可能具有不同的EAD編碼查檢工具)下的一件，或參考到有相似內容的作品集。

<檔案參照(archref)>欄位在數個情況下會很有用：藉由「HERF」和「ENTITYREF」屬性可以連結到其他EAD的例子。<檔案參照(archref)>可以用於參照在<書目(bibliography)>、<相關資料(relatedmaterial)>、或<分別的資料(separatedmaterial)>欄位下的檔案資料。<檔案參照(archref)>可以是文本或其他特定內容的欄位如<出處(origination)>、<典藏處(repository)>和<單元標題(unittitle)>以區別在引用裡不同資訊的種類。

勿將<檔案參照(archref)>和<書目參照(bibref)>混淆。<書目參照(bibref)>是用來引用不作為檔案資料的出版品或個別項目的作品。

<編排><arrangement> Arrangement

描述資料歸檔順序的相關資訊，例如內部結構的主要特徵，或是資料在實質上或邏輯上的順序。包括按字母順序、按年代先後、依地理方位、來源處及其他規則。確認編排的模式可以提高研究人員的檢索。

<編排(arrangement)>元素可以存在於<檔案描述(archdesc)>內或作為<範圍內容(scopecontent)>的次層元素。使用<組織(organization)>以說明描述資料被劃分成更小單位(例如：系列)的方式。

<編排(arrangement)>元素相當於ISAD(G)中的元素3.3.4和MARC欄位351$b。

<作者><author> Author (建議必備)

負責編輯查檢工具內容的機構或個人的名稱，可能是一段簡短的說明以指出其負責的內容，例如：檔案學者、藏品處理者、或記錄管理者。由於對於這些機關或個人的致謝辭通常會出現於查撿工具的標題頁，因此，此元素可出現在<ead標目>的<題名敘述(titlestmt)>部分以及在<文前資訊(forontmatter)>的<標題頁(titlepage)>中選擇使用。

在<概況描述(profiledesc)>下的<創造(creation)>來指出查檢工具的編碼者。以<人名(persname)>及<團體名稱(corpname)>搭配屬性「角色(ROLE)」來說明<書目參照(bibref)>引用的作者；使用<出處(origination)>說明描述資料的編輯者、收藏者或建立者。

<書目><bibliography> Bibliography

屬於<附加描述資料(add)>下的次元素，當使用描述資料時，用於說明引用的作品，包含所依據的、相關的或有特殊價值的作品。這些作品可以是書、文章、電視節目、未出版的報告、網站，或其他資訊形式。<書目(bibliography)>可能是一個簡單的<清單(list)>，有關<書目參照(bibref)>或<檔案參照(archref)>的清單，或一長串的<段落(p)>。

「編號(NUMBERED)」屬性用來指出書目項目是以數字順序編號。

<書目參照(bibref)>可以在<段落(p)>中說明單一的引文，無須建立一個<書目>欄位。

此元素相當於ISAD(G)資料元素3.5.5及MARC欄位510和581。

<書目參照><bibref> Bibliographic Reference

一個參照欄位，提供引用和/或電子連結到已出版的作品，例如書籍、文章、學術論文、動畫或聲音記錄。這些作品是描述資料所依據、關連的。<書目參照>可以是文本或一些特定內容的欄位，例如<標題(title)>、<付印(imprint)>或<版本(edition)>；雖然後兩個欄位是不可能用在未出版的作品上。

每一行的<書目參照(bibref)>可以集成一個<書目>。一個單一的<書目參照>可以是<段落(p)>的一部份。利用「HREF」和「ENTITYREF」屬性可以指出電子書目作品。

使用較特定的<檔案參照(archref)>欄位可以引用或連結分別的描述檔案資料。

勿和<參照(ref)>欄位混淆，這是用於在同一查檢工具裡，從一處到另一處的內部連結。

<書目系列><bibseries> Bibliographic Series

已出版的系列相關資訊，此系列可以是書、編目查檢工具或其他出版品。只能參照到專書系列，不能用於檔案系列。

<傳記/歷史><bioghist> Biography or History (建議必備)

一篇簡明的散文或編年表，藉由提供檔案產生者的資訊，給予檔案資料背景的說明。包括關於個人或家庭生活的重要資訊，或組織本身的運作歷史。<傳記/歷史>可能只包含一長列的<段落(p)>文字，或<編年表(chronlist)>以說明某一時間內相關的事件。此外當資料本身複雜時，可再套用另一個<bioghist>，例如當描述一個家族檔案收藏時，需要有不同的標目部分。<bioghist>元素也可成疊套用來描述一段短文或編年表，這些資料可從MARC欄位545次欄位裡擷取出來。

這個元素相當於ISAD(G)中的資料元素3.2.2和MARC欄位545$a及$b。

<引用文字><blockquote> Block Quote

一個說明格式的欄位，以指出引用的詞語。引文通常以空格或其他排版方式和正文有所區隔。

使用<強調(emph)>，而非<引用文字>去標籤強調用法的文字，或出現在文本行列裡，如同其他語詞的小引文。

<強調>元素使得如果要改變短語的翻譯，只需改變屬性，不需重新對文本加標籤，例如要把翻譯詞從引號改成粗體、斜體或其他表示方式時。當不需要其他翻譯時，引號可能是一個欄位內容的一部份。

<構件>(未編號)<c> Component (Unnumbered) (建議必備)

指出描述資料附屬成分的封包元素。在EAD架構概述裡已詳細解釋，此元素用來提供資料本體附屬成分的內容、背景及範圍等資訊。此元素通常疊套在<附屬成分描述(dsc)>元素中，以及其他的<構件(c)>元素裡，每個<構件(c)>元素都用來識別描述資料智識邏輯的一部份。實體檔案裡附屬成份間的區別並不總是等同於智識內容上的分別。例如，在同一盒裝書裡，某個<構件(c)>指的是戲劇性作品，但下一個<構件(c)>卻為短篇小說。同樣地，並非每個<構件(c)>直接對應到一個檔案夾或實體，有些只代表了某階層描述中的一個階段。

構件很可能被細分成越來越小的成分，最後可能變成一個單一的細目。例如：一個蒐藏品(collection)的構件可能是系列(series)，系列的構件可能是副系列(subseries)，副系列的構件可能是卷(files)，卷的構件可能是件(items)。構件可以是無法區分層級的<構件(c)>，或可區分成各層級的構件，如<c01>、<c02>等。可計數的構件<第一層(c01)>到<第十二層(c12)>，將有助於查檢工具編碼者正確的套疊12個構件階層，但一般來說，只需用到第五個層，甚至更少，即可滿足檔案描述的需求。

屬性「層級(LEVEL)」用來指出構件描述的特性，如：「系列」、「副系列」、「子群組」、「卷宗」、「件/細目」等。建議在最高層次的<構件(c)>指定一個「層級(LEVEL)」屬性，接下來的層次則視貯藏處的需要而加上，但通常不會超過「副系列」層級。

當此檔案資料的語言與<檔案描述(archdesc)>屬性「資料語言(LANGMATERIAL)」所指的主要語言不同時，「資料語言(LANGMATERIAL)」屬性用來指出被描述資料的語言。此元素相當於ISAD(G)資料元素3.4.4及MARC欄位546。

<第一層><c01> Component (First Level)

封包元素用以指出描述資料最上層或第一層附屬成分。構件可以是無法計數的<構件(c)>或可計數的<第一層(c01)>、<第二層(c02)>等。可計數的構件<第一層(c01)>到<第十二層(c12)>，將有助於查檢工具編碼者正確的套疊12個構件階層，但一般來說，只需用到第五個層，甚至更少，即可滿足檔案描述的需求。

屬性「LEVEL」用來辨識<第一層(c01)>所包含的層次內容，例如：系列、副系列、卷宗，或件。不要認為所有相同號碼層級的構件即代表相同層次的內容描述。<第一層(c01)>在不同的查檢工具中可從不同的層次內容描述，舉例來說，系列和卷的構件階層數量是不相同的。又例如，<第三層(c03)>在查檢工具中某一部份可能表示“卷”，但在查檢工具裡的另一部份，“卷”可能是<第五級(c05)>，因為附加的層級群組必須去分類對所描述的資料。

其他資訊可參見<構件(c)>(未編號)下的敘述。

<第二層><c02> Component (Second Level)

封包元素用以指出描述資料第二層描述資料的附屬部份。構件可以是無法計數的<構件(c)>或可計數的<第一層(c01)>、<第二層(c02)>等。可計數的構件<第一層(c01)>到<第十二層(c12)>，將有助於查檢工具編碼者正確的套疊12個構件階層，但一般來說，只需用到第五個層，甚至更少，即可滿足檔案描述的需求。